Catégorie : Informatique

Le télétravail, comme au bureau

MAJ le 12 Nov. 2020 | Publié le 25 May. 2020
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Catégorie : Informatique

Le télétravail, comme au bureau

MAJ le 12 Nov. 2020 | Publié le 25 May. 2020

Depuis quelques années, en France ou dans le monde, le télétravail se démocratise, tant du côté des employés que des employeurs. Normalement basé sur le volontariat du salarié, il peut être imposé en cas de circonstances exceptionnelles (attentat, épidémie – COVID-19, …) ou de force majeure (inondations, incendie, …)

1 – Définition

Commençons par quelques définitions pour clarifier certains mots. Il est très important de distinguer les différents mode de télétravail.

1.1 – Le télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Article L1222-9 du Code du Travail

En d’autres termes, le télétravail permet d’effectuer, de façon régulière et volontaire, son activité professionnelle dans un autre lieu que les locaux de l’entreprise (à domicile, dans un coworking – espace de travail partagé, …).

Le télétravail est adaptable pour tous, que ce soit les salariés de la fonction publique ou ceux du secteur privé.

1.2 – Le home-office

Le home-office permet de travailler à domicile de façon ponctuelle :

  • Un dossier qui demande beaucoup de concentration et aucun dérangement,
  • Un empêchement (enfant malade, rendez-vous avec un plombier/électricien, …)

Vous l’aurez compris, c’est deux méthodes, même si le but est le même, ne sont pratiqué de la même manière.
Le télétravail est plus souvent pratiqué quotidiennement comparé au home-office qui s’effectue de façon ponctuel.

Nous verrons plus loin que le fonctionnement est identique avec quelque précaution à prendre pour le Télétravail.

2 – Les outils pour le télétravail

Si le télétravail est de plus en plus adopté par les entreprises françaises, les employeurs doivent s’assurer que l’employé a l’équipement nécessaire à sa disposition, et surtout que le réseau utilisé soit entièrement sécurisé.

2.1 – L’équipement le l’employé

Tout comme le plombier qui intervient avec ses outils, l’employé qui pratique le télétravail doit être un minimum équipé.

Pour cela, il faut dresser une liste des besoins suivant les tâches à accomplir. Le choix du matériel est essentiel : ordinateur, imprimante, téléphone, webcam, station d’accueil, …

Mais dans la majorité des cas, un PC portable est suffisant.
Pour le home-office pratiqué de façon temporaire, l’utilisation de l’équipement personnel de l’employé (à son bon vouloir) est une bonne pratique, contrairement au télétravail où il est important que ce soit l’employeur qui fournisse l’équipement nécessaire.

2.2 – L’accès aux outils informatique

Que le travail se fasse en entreprise ou à domicile, la sécurité des données passe avant tout.

Aujourd’hui, la plupart des outils sont accessible depuis internet. Que ce soit l’ERP/CRM (principal outil d’une entreprise), les moyens de communication comme la messagerie ou le tchat, ainsi que plein d’autre, sont disponible facilement depuis l’extérieur de l’entreprise.
A ce sujet, je vous invite à lire notre article sur l’ERP/CRM Dolibarr, ou encore l’outil de communication Teams.

Cependant, si vos logiciels ne sont pas accessible depuis internet, il existe une solution depuis de nombreuses années qui s’est amélioré et simplifié avec le temps. Il s’agit du VPN (Virtual Private Network ou réseau privé virtuel)

Le VPN permet de créer une passerelle (connexion) sécurisée entre l’entreprise et le domicile du télétravailleur. Un accès comme au bureau. Non, non, vous ne rêvez pas. Au bout de quelques heures, vous penserez même être réellement au bureau.

3 – L’organisation

Parlons maintenant du plus important. Outre les outils parlé précédemment, le télétravail à la maison demande d’avoir une certaine organisation à ne surtout pas négliger.

3.1 – Un espace dédié

espace de télétravail-ordinateur, clavier, souris, téléphone portable, tasse, lunette, livre, ... posés sur un bureau

Vous aviez prévu de faire votre télétravail sur votre canapé, les pieds sur la table basse avec votre ordinateur sur les genoux ? C’est une mauvaise idée ! Maux de dos, inconfort, il est difficile de ce concentrer dans ces conditions.

Le mieux est de vous aménager un véritable espace de travail. Grâce à l’équipement choisi, vous aurez l’impression d’être comme au bureau et arriverez ainsi à mieux vous concentrer.

Les indispensables :

  • Un bureau
  • Une chaise de bureau (assise confortable)
  • Un éclairage suffisant (non éblouissant)
  • Des accessoires classiques de bureau (stylo, bloc note…)

Vous avez vu ? Rien d’extraordinaire, juste un cadre plaisant.

3.2 – Les habitudes du bureau

Difficile lorsque l’on est à la maison de séparer le temps de travail du temps personnel. L’organisation est donc primordial afin de ne pas les mélanger.

Mettre en place des petits rituels de bureau (pause café, temps de repas) permet de faire des pauses durant votre journée. D’une part parce que les yeux rivés sur un écran plusieurs heures n’est pas recommandé, et d’une autre part pour s’aérer l’esprit, prendre du recul.
Il est également nécessaire obligatoire de définir ses horaires de travail avec une heure de début et une heure de fin.

Croyez-moi, une fois ces petites règles fixées, vous ne confondrez plus vie professionnelle et vie privée.

3.3 – Des objectifs

Le contraire est aussi à prendre en compte. En travaillant à domicile, il est facile de se laisser distraire par son environnement personnel. Pour éviter de s’égarer, il est important de se fixer des objectifs. Et oui, en télétravail, le manager n’est pas derrière vous à vérifier que votre travail est fait. La rigueur est donc de mise.

C’est la qualité de votre travail qui sera jugée. C’est pourquoi, organiser ses tâches en objectifs à réaliser dans un temps donné est indispensable.

Chacun à sa méthode ; notes sur un post-it, tâches sur l’agenda, tableau blanc, … à vous de définir laquelle fonctionnera le mieux dans votre cas. Ne vous inquiétez pas si vous n’y parvenez pas du premier coup, il faut quelque semaines pour s’y habituer.

4 – Les avantages et inconvénients du télétravail

Quoi qu’on en dise, le télétravail a tout de même quelques inconvénients, mais aussi et surtout de nombreux avantages, tant du coté de l’employé que de l’employeur.

4.1 – Avantages

Pour l’employé

Le temps de transport dans la vie d’un salarié est une réelle perte de temps. En travaillant à domicile, on augmente sa qualité de vie : d’avantage de temps à consacrer à sa vie personnelle, moins de fatigue et moins de stress.

Le cadre du télétravail est plus favorable à la concentration. En effet, hormis par le téléphone, l’employé n’est pas dérangé par ses collègues.

Pour l’employeur

De son côté, l’employeur y trouve aussi son compte.

Grâce au télétravail, l’entreprise peut embaucher des personnes en situation de handicap (ne pouvant travailler qu’à domicile ou à mobilité réduite par exemple).

Les salariés sont davantage engagés. S’ils sont malades, ils vont tout de même travailler. Ainsi, le taux d’absentéisme est réduit et l’entreprise gagne en productivité.

Autre avantage, détallé dans le prochain chapitre, le coût. Malgré un petit investissement de départ, l’employeur a moins de charge (locaux, électricité, frais de transport, …) et peut continuer son fonctionnement dans une situation de crise comme cela s’est produit avec le COVID19.

4.2 – Inconvénients

Pour l’employé

Le risque d’isolement est le principal inconvénient. Il est donc important d’être préparé pour ne pas ressentir la solitude. Il est fortement conseillé d’être présent au moins une fois par semaine dans l’entreprise avec ses collègues. Souvenez-vous des conditions de travail et objectifs évoqués plus haut.

Aussi, le fait de ne pas être à l’endroit où sont prise les décisions peut amené le salarié à avoir la sensation de ne pas participer activement ou passer à côté d’opportunités pour son avenir professionnel.

Pour l’employeur

De son côté, l’employeur peut constater qu’il est difficile de superviser les télétravailleurs. En effet, comment vérifier si l’employé travaille réellement ou s’il rencontre des problèmes a effectuer ses tâches ?

Suivant les managers, il faudra sûrement les préparer à cela car le management à distance est différent d’un management en face à face.

5 – Le coût

En tant qu’employeur, vous vous dites sûrement que cela représente un trop gros investissement ? Détrompez-vous !

Pour prendre exemple de la connexion VPN, cité précédemment, qui était plutôt destiner aux grosses entreprise de part son coût important de mise en service, c’est maintenant devenu accessible aux petites entreprises. Pour vous en donner une idée, consulter notre service Réseau Informatique.

Concernant l’équipements de l’employé, à 90% des cas, son PC Portable (qu’il doit sûrement déjà posséder) est le seul outil nécessaire pour son télétravail.

Même si, suivant la situation, un investissement de départ est à envisager, l’employeur en tire un bénéfice à moyen terme…

  • Charges réduites (locaux, électricité, frais de transport, …)
  • Continuité de fonctionnement dans une situation de crise (ex : COVID19)

6 – Conclusion

Vous l’aurez compris, le télétravail se développe de plus en plus. Et l’épidémie du COVID-19 va très certainement continuer de convaincre employés et employeurs.

La mise en place du télétravail demande une bonne organisation, tant d’un point de vu technologique (choix de l’équipement, mise en place d’un VPN), que d’un point de vu personnelle.

Vous souhaitez en savoir davantage sur la mise en place du télétravail ?

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