Réduire ses coûts d’impression

Aujourd’hui, 90% des PME ne connaît pas réellement ses coûts d’impression*. Pourtant, selon une étude IDC, cela peut représenter jusqu’à 3% du chiffre d’affaires*. Il est donc urgent d’agir !

* Sources ADEME, DFC Enguneering, Gartner, IDC, IPSOS

1 – Identification des coûts cachés

La gestion d’un parc d’imprimantes comprend des coûts cachés qu’il est difficile d’évaluer. Au cours de nos différentes experiences, nous avons recensé 5 postes de coût caché :

• La gestion
• Un parc surdimensionné
• La maintenance
• Le gaspillage
• Le stockage en masse

1.1 – Coûts de gestion

Il est difficile d’estimer le temps passé à gérer un parc d’imprimantes. Il doit prendre en compte :

• L’achat de l’équipement
• Les commandes de consommables
• La gestion de plusieurs contrats, plusieurs fournisseurs
• La facturation

Il est important de ne pas sous-évaluer les coûts de gestion, comme c’est souvent le cas.

1.2 – Coûts liés à un parc surdimensionné

Beaucoup d’entreprises ont un parc supérieur à leurs besoins :

• Multiplication des imprimantes individuelles
• Un parc multi-marques
• Des imprimantes ou multifonctions sous-utilisés, …

Tous ces exemples ont un coût sur la consommation électrique, le temps passé pour l’installation, la maintenance, …

1.3 – Coûts de maintenance

À l’achat du matériel, il est d’usage de prendre un contrat de maintenance et de service. Cependant, certains prestataires augmentent leur tarif au cours du contrat. Il est donc préférable de garder un œil sur l’évolution des tarifs et de vérifier, si les services souscrits correspondent toujours à vos attentes et vos besoins.

1.4 – Coûts de gaspillage

On constate que les collaborateurs gaspillent beaucoup, sans forcément s’en rendre compte. Cela se fait au travers des impressions recto au lieu de recto-verso, couleur au lieu de noir & blanc, changement anticipé de consommables, ainsi que beaucoup d’impression superflues.

Selon plusieurs études :

• Un salarié imprime environ 28 pages par jour
• 20% des impressions ont une durée de vie de 24h (dont 25% dans les 5 minutes)
• 16% des impressions ne sont jamais lues
• 80% des documents sont imprimés en recto
• ou encore 65% sont des impressions couleurs

Nous en parlons plus loin, mais quelques bonnes pratiques et une sensibilisation de vos collaborateurs permettent de réduire significativement les coûts d’impression.

1.5 – Coûts de stockage

Si vous n’avez pas de contrat de service, il y a de forte chance que vous ayez un stock de consommables d’avance. Souvent, ce stock est plus important que nécessaire, par peur d’en manquer pour des impressions importantes. Or, cela peut avoir un coût conséquent.
En effet, une partie de la trésorerie est mobilisée inutilement. Les consommables peuvent même ne jamais être utilisés si vous remplacer votre matériel.

2 – Faire un audit

Afin de réduire les coûts d’impression, la première étape consiste a examiner l’environnement de travail grâce à un audit.

2.1 – Analyse physique

L’audit physique permet de faire un inventaire du parc d’impression. Il est important de se poser les bonnes questions :

• Combien avez-vous actuellement d’équipements ?
• Combien de collaborateurs ?
• Où se situe le matériel ?
• Les équipements sont-ils anciens ou récents ?

Il est également préférable d’interviewer vos collaborateurs afin de connaître :

• Leurs besoins : impressions couleurs, sur étiquettes, A3, …
• Leurs attentes
• Leurs contraintes : certaines impressions confidentielles pour le service RH et compta par exemple

2.2 – Analyse financière

Après l’analyse physique, on passe à l’étude financière. Pour cela, encore quelques questions sont à se poser :

• Analyse du flux :
  • Quel est le volume d’impression mensuelle par personne ?
  • Quel est le nombre moyen de pages par impression ?
  • Y a-t-il des pics d’impression ?
• Analyse des coûts :
  • Combien coûte les consommables ?
  • Quel est le coût d’une intervention ? Des pièces détachées ?

2.3 – Résultat

Grâce à l’analyse physique et financière, il reste à définir 2/3 scenarios d’optimisation du parc d’impression.

On remarque très vite que 3 imprimantes inutiles ont disparues.

3 – Rationalisation du parc

En réduisant le nombre d’équipements (suppressions des imprimantes personnelles lorsque cela est possible) et en adaptant le matériel aux besoins de vos collaborateurs, vous faites un grand pas vers la réduction de vos coûts d’impression. Mais cela ne suffit pas !

Si vous avez plusieurs contrats, plusieurs fournisseurs, le mieux est de tout réunir chez un seul, et cela pour plusieurs raisons :

• Réduction des coûts de gestion (comme précédemment vu)
• Possibilité de négocier davantage les prix

Nous avons également vu dans les coûts cachés qu’il y avait les frais de stockage. En choisissant un contrat de service appelé MPS (Managed Print Services), plus besoin d’avoir de stock de consommables puisque grâce à un outil, votre prestataire sait quand votre matériel va avoir besoin d’un consommable et vous l’envoie automatiquement.
Généralement la maintenance est comprise, ce qui signifie que vous n’aurez pas à prévoir un budget pour la réparation de vos équipement (hors casse utilisateur).

4 – Les bonnes pratiques

Pour réduire encore plus vos coûts d’impression, la tâche la plus ardue va être « d’éduquer » vos collaborateurs sur les bonnes pratiques à adopter.

• Ne pas imprimer systématiquement
• N’imprimer que les pages utiles et non tout le document
• Imprimer en recto-verso et/ou en pages multiples
• Visualiser le document avant chaque impression
• Éviter les impressions d’images
• Choisir des consommables haute capacité (généralement prix à la page est plus bas)
• Ne sur-stocker pas les consommables
• Utiliser du papier recyclé, …

5 – Conclusion

Vous avez toutes les cartes entre vos mains pour estimer et réduire vos coûts d’impression.
Si vous souhaitez vous faire accompagner sur le sujet, ou de l’aide pour choisir vos équipements, nos experts ProServ sont là pour vous aider dans vos démarches. Et n’hésitez pas à découvrir notre service Impression !