Un ERP/CRM est le principal logiciel d’une entreprise (ou d’une association), quelque soit sa forme juridique (Auto-Entrepreneur, EURL, SARL, SA, SAS, ….). Grâce à lui, vous pouvez tout (ou presque) gérer au sein de votre entreprise : de la comptabilité, à la vente, en passant par les stocks et même les ressources humaines (exemple : notes de frais).
Dans cette article, nous vous présentons le logiciel Dolibarr ERP/CRM, notre choix dûment réfléchi pour un besoin si important (solution dans laquelle se trouve toute la gestion de votre entreprise).
1 – Quelques définitions
Commençons par quelques petites définitions des acronymes ERP et CRM. Les détails croustillants sur Dolibarr arrivent un peu plus bas.
1.1 – Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP (« enterprise resource planning » ou « progiciel de gestion intégrée » (PGI) en français) est un progiciel qui permet « de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise en intégrant l’ensemble de ses fonctions, dont la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l’aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement et le commerce électronique ».
Source Wikipedia
1.2 – Qu’est-ce qu’un CRM ?
Un CRM (« customer relationship management » ou « gestion de la relation client » (GRC) en français) est l’ensemble des outils et techniques destinés à capter, traiter et analyser les informations relatives aux clients et aux prospects, dans le but de les fidéliser en leur offrant ou proposant des services. En ce qui concerne les applications informatiques, il s’agit notamment des progiciels qui permettent de traiter directement avec le client, que ce soit sur le plan de la vente, du marketing ou du service, et que l’on regroupe souvent sous le terme de « front-office », ceci par opposition aux outils de « back-office » que sont les progiciels de gestion intégrés (PGI / ERP).
Source Wikipedia
2 – Présentation de Dolibarr ERP/CRM
2.1 – Les avantages
Existant depuis plus de 10 ans et dans une dizaines de pays européen, Dolibarr a fait ses preuves et présente de nombreux avantages :
- Pas de frais de licence ou de mise à jour
- Mis à jour régulièrement
- Mises à jour majeures : une fois par semestre
- Correctifs : deux à trois fois par trimestre
- Modulable, personnalisable
- Simple d’utilisation
- Utilisable depuis un navigateur internet (accessible de l’extérieur)
- Multi-Utilisateur (avec gestion des droits)
- Paiement en ligne (PayPal, PayBox, Stipe (Carte Bancaire), …)
- Accès client aux devis, factures, projets, tickets, …
Vous l’aurez compris, il a tout d’un grand. On peut le comparer aux logiciels les plus répandus sur le marché, à la différence que Dolibarr est gratuit.
2.2 – Le principe des modules de Dolibarr ERP/CRM
Dolibarr regroupe beaucoup de fonctionnalités. Celles-ci sont regroupées en modules, et chaque module peut être activé ou désactivé en fonction de vos besoins :
- Vous êtes une société de service ? On peut donc désactiver le module stock
- Vous n’avez pas de logiciel de comptabilité ? Dolibarr peut-être configuré avec cette fonctionnalité
- Vous êtes un magasin ? Le module Caisse est une caisse enregistreuse et peut même gérer les code-barres avec vos scannettes
- Vous souhaitez que vos clients puissent payer leurs factures en ligne ? Paypal, Paybox ou encore Stripe (paiement par CB) sont déjà présents
Cela vous permet de vous concentrer uniquement sur les fonctionnalités nécessaires à votre mission et ainsi enlever les éléments qui vous envahissent l’écran.
Pas de panique, les modules s’activent et se désactivent en un clic.
2.3 – Et question conformité alors ?
Les mises à jour régulières de Dolibarr permettent qu’il soit en constante conformité avec les lois européennes.
En cette fin 2019, voici les principales conformités :
- Conforme à la loi finances 2016
- Conforme à la DSP2 rendue obligatoire en septembre 2019 (module Stripe)
Alors ? Convaincu par ces avantages ? Si vous êtes toujours sur la lecture de cette article, je suppose que OUI. Passons donc plus en détail en revu ce logiciel.
3 – Les principales fonctionnalités de Dolibarr ERP/CRM
Comme nous l’avons vu juste avant, Dolibarr fonctionne par modules (fonctionnalités) à activer ou désactiver suivant les besoins.
Voici un petit aperçu des fonctionnalités de base :
Chaque module est configurable indépendamment et comporte ses propres statistiques.
3.1 – Le tableau de bord
La page d’accueil est représentée par un tableau de bord personnalisable avec différents widgets à ajouter/supprimer. Ainsi chaque utilisateur peut avoir une vue différente :
- Comptables : les plus anciennes factures (clients ou fournisseurs) impayées
- Commerciales : l’évolution des commandes, des propositions, mois par mois
- Direction : un rapide coup d’œil sur le chiffre d’affaire et bénéfices engendrés, …
Exemple d’une page d’accueil :
C’est quand même bien plus rapide que de chercher à la main ou encore de tenir à jour un fichier excel.
3.2 – Clients / prospects
Gestion de la relation client
Dolibarr étant un CRM, il permet donc de gérer la relation client via la création de comptes tiers (prospects, clients, fournisseurs) et de contacts.
Grâce aux statuts de prospection, le suivi des prospects et clients est désormais plus facile. Un simple tri sur les dossiers en cours de négociation permet d’afficher en un clic les relances à effectuer.
Vous pouvez jeter tous les post-it collés sur le bord de votre écran.
Processus de vente
Comme tout ERP normalement constitué, Dolibarr vous permet de :
- Réaliser des devis détaillés et personnalisés
- Créer des commandes
- À partir de devis
- À partir de zéro
- Gérer les commandes
- Expédition
- Suivi du statut
- Génération d’un bon d’expédition
- Faire une gestion périodique
- Envoi d’un produit
- Réalisation d’un service à partir d’un contrat ou d’un abonnement
3.3 – Produits / stocks
Catalogue des produits et services
Les produits et services sont des éléments achetés, fabriqués et stockés en vue de leur (re)vente.
En plus des caractéristiques dites classiques d’un produit ou d’un service (référence, désignation, code EAN, poids, dimension, durée d’un service, …), vous avez la possibilité de :
- Gérer les prix de vente et d’achat différent d’un produit ou service
- Ajouter les composants intégrés à un package
- Faire des statistiques périodiques (prix d’achat, de vente, quantités vendues, …)
- Gérer les variantes d’un produit (une taille, une couleur, un parfum, …)
- Avoir un état du stock actuel (global ou d’un article précis)
- Ajouter des notes et des pièces jointes (photos, notice d’utilisation, …)
Processus d’achat
Le processus d’achat à deux fonctions distinctes : la demande de prix et la commande fournisseur.
Grâce à la fonction « demandes de prix fournisseurs », une demande est envoyée aux fournisseurs afin de mettre à jour les prix d’achats. Cela a pour intérêt de créer une commande ou une facture à partir d’un devis, en un seul clic.
Quant aux commandes fournisseurs, elles ont plusieurs utilités :
- Générer un document et l’envoyer par email à votre fournisseur (directement depuis Dolibarr)
- Réapprovisionner automatiquement votre stock
- Traiter les lignes lors de la réception de marchandise
Processus de réapprovisionnement
Une fonction de réapprovisionnement calcule automatiquement les besoins en produits en fonction du stock actuel et prévisionnel (commandes fournisseurs non livrées et commandes clients en attente).
Pour un réapprovisionnement optimal, il y a différentes options de tri et filtrage.
Avec une bonne gestion des produits (quantité minimum, date limite d’approvisionnement, …) et un réapprovisionnement automatique (commande fournisseur auto-générée), fini les ruptures de stock.
3.4 – Comptabilité
Facturation et paiements
Le module facturation / paiement permet de :
- Créer les factures (clients ou fournisseurs)
- Envoyer les factures clients par mail (directement depuis Dolibarr)
- Envoyer les factures clients sur Chorus Pro (via un module complémentaire)
- Générer un fichier de prélèvement SEPA à transmettre à votre banque ou envoyer un lien à votre client pour le paiement en ligne (via PayPal, Stripe, Paybox)
- Suivre le statut des factures ouvertes
Banque / caisse
Un module spécifique existe pour toutes les transactions financières. Il est ainsi possible de :
- Créer une ou plusieurs banques, caisses
- Saisir les écritures présentes sur vos relevés bancaires
- Enregistrer les virements internes
- Effectuer les rapprochements bancaires
Comptabilité
Grâce au module de comptabilité, il est possible de :
- Paramétrer un plan comptable
- Définir un compte comptable pour les achats, les ventes, la TVA, mais également en fonction du tiers, des produits ou services achetés et vendus, …
- Envoyer les données déjà enregistrées (ventes, achats, recettes, dépenses, salaires, …) dans le grand livre
- Afficher une balance de comptes pour une période donnée
- Exporter votre grand livre dans le format prédéfini de votre choix (selon les besoins de votre expert-comptable)
3.5 – Les autres fonctionnalités de Dolibarr ERP/CRM
La liste des fonctionnalités est encore longue :
- Gestion des interventions
- Gestion de projets
- Point de vente / caisse enregistreuse
- Gestion des adhérents d’association
- Récolte de dons
- Agenda
- Suivi des marges
- Gestion des demandes de congés et notes de frais
- Multi utilisateur
- Multi langue, multi devise
Nous ne pouvons malheureusement pas détailler toutes les fonctionnalités du logiciel, il y en a tellement !
Vous trouverez plus d’information sur le site français ou le site officiel de Dolibarr.
4 – Les petits + qui font la différence
Dolibarr étant un logiciel OpenSource, chacun peut donc modifier et améliorer son code.
Si malgré toutes les fonctionnalités qu’il possède déjà, vous souhaitez en rajouter un besoin spécifique, c’est possible grâce à son code ouvert.
Ici, quelques exemples de modification/personnalisation :
- Interface graphique (menu, boutons, …)
- Présentation des fiches produits, commandes, devis, factures, …
- Intégration la signature électronique
- Affichage une calculatrice sur le côté de l’écran à l’ouverture d’un devis
4.1 – Le DoliStore
On est d’accord pour dire que la liste des fonctionnalités de base du logiciel Dolibarr est déjà très grande. Et bien, il est possible d’en ajouter encore si vous avez un besoin bien spécifique. Un magasin de plugins a été créé et propose tout un tas de personnalisation, d’ajout. Cerise sur le gâteau, la plupart des plugins sont gratuit.
Vous pouvez y jeter un œil sur le site officiel de DoliStore.
4.2 – La communauté
Qui dit Solution OpenSource, dit Communauté, entre-aide.
Dolibarr n’en est pas dépourvu et compte même une communauté très active sur leur site français.
4.3 – La connexion avec votre système
Vous possédez déjà un annuaire (LDAP ou Active Directory) ? Il est possible de s’interfacer avec celui-ci. Ainsi, les utilisateurs gardent leur identifiant/mot de passe pour se connecter à leur espace personnel Dolibarr.
Nous pouvons aussi rajouter un tchat en ligne (pour vos clients), une fonction de « ClickToCall » afin de composer le numéro de téléphone sur votre système de téléphonie IP et bien d’autres possibilités.
5 – Le choix de ProServ
C’est suite à de nombreux tests, examen de la « concurrence » et checklist des impératifs, que ProServ a sélectionné Dolibarr.
Et nous en sommes même utilisateurs ! Quoi de mieux que d’utiliser soi-même le produit pour savoir de quoi on parle, tirer les bonnes conclusions et se perfectionner ?
Les concurrents de Dolibarr ERP/CRM
Il y a une multitude de logiciel ERP/CRM existant.
Pour les moins connus, en voici quelques-uns :
- SuiteCRM
- Odoo (OpenERP)
- ERPNext
- Openbravo
Et pour les plus connus :
- SAP
- Oracle ERP
- EBP Compta et Gestion Commercial
- SAGE (Ciel)
Malheureusement, ceux-là ne rentraient pas dans nos critères de sélection.
Pour les moins connus, il y avait très souvent une ou plusieurs fonctionnalités manquantes, une communauté très peu active ou une interface non intuitive.
Et pour les plus connus, le coût de l’acquisition du logiciel était très important, pénalisant ainsi les petites entreprises, avec un code propriétaire non personnalisable.
6 – Conclusion
Nous avons rapidement constaté que le logiciel Dolibarr est un logiciel :
- Très actif (souvent mis à jour, grande communauté)
- Libre (personnalisable, nombreux plugins) et gratuit
- Qui a fait ses preuves (+ 10 ans, + 10 pays)
- Conforme aux dernières lois européennes
- Avec de nombreuses fonctionnalités de base (prospects, clients, fournisseurs, produits, services, stock, devis, factures, caisse, banque, projet, ticket, email, gestion des documents, …)
- Avec une gestion fine et personnalisée sur chaque module
- Proposant des statistiques à l’infinies
- Comparable à de grand logiciel très populaire
Votre logiciel fait-il tout aussi bien ?
Imaginez le gain de temps pour vos collaborateurs ou les opportunités pour votre entreprise avec Dolibarr ?
Pour plus d’informations, n’hésitez à poser vos questions dans les commentaires.
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